Nhiều môi giới hiện nay vẫn duy trì thói quen sales bất động sản thủ công, tỉ mẩn ghi chép thông tin vào sổ tay hoặc nhập liệu rời rạc trên các file Excel. Cách làm cũ kỹ khiến quy trình quản lý khách hàng bất động sản trở nên rối rắm, dễ thất lạc dữ liệu quan trọng và bỏ lỡ nhiều cơ hội chốt sale tiềm năng.
Nếu bạn đang cảm thấy quá tải với đống giấy tờ hay danh sách khách hàng lộn xộn trên Zalo, nội dung dưới đây sẽ chỉ ra những “lỗ hổng” lớn trong cách làm việc hiện tại. Hãy cùng xem xét liệu những phương pháp truyền thống có đang kìm hãm sự bứt phá doanh số và đâu là lúc cần đến một công cụ quản lý khách hàng chuyên nghiệp.
Ghi chép vào sổ tay – rủi ro mất mát dữ liệu rất cao
“Đối với không ít những môi giới dạn dày kinh nghiệm trên thị trường, một cuốn sổ tay dày cộp, chi chít chữ viết dường như đã trở thành công cụ quản lý khách hàng “bất ly thân”, là chứng nhân cho biết bao thương vụ suốt nhiều năm tháng. Nó là thói quen, là sự tin tưởng vào những gì chính tay mình ghi lại. Thế nhưng, sự tin tưởng đó lại đi kèm với một rủi ro chí mạng mà ít ai lường trước.
Chỉ cần một phút lơ đễnh đánh rơi trên taxi, bỏ quên tại quán cà phê, hay không may gặp sự cố vật lý như thấm nước, rách nát, toàn bộ “kho báu” danh sách khách hàng quý giá bạn tích lũy bằng mồ hôi công sức bao năm sẽ “bốc hơi” vĩnh viễn không để lại dấu vết. Điều đáng sợ nhất của phương pháp quản lý khách hàng thủ công này là bạn hoàn toàn bất lực trong việc sao lưu dự phòng; không có một “đám mây” (cloud) công nghệ nào có thể tự động đồng bộ hóa những dòng chữ viết tay để bảo vệ tài sản lớn nhất đời sales của bạn.
Hơn nữa, hãy thử tưởng tượng bạn cần tìm lại gấp số điện thoại của một khách hàng cũ từng gặp 6 tháng trước vì có dự án mới phù hợp. Nhiệm vụ đó gần như bất khả thi nếu bạn phải ngồi lật giở, dò dẫm từng trang giấy giữa ma trận thông tin hỗn độn. Việc quản lý khách hàng bất động sản theo cách sơ khai này không chỉ khiến bạn lãng phí vô số thời gian vàng bạc vào việc tìm kiếm thủ công, mà còn vô tình làm giảm đi hình ảnh chuyên nghiệp, nhanh nhạy cần có trong mắt đối tác và khách hàng hiện đại.”
Dùng excel quản lý danh sách – càng làm càng rối
Nhiều người lầm tưởng Excel là giải pháp vạn năng trong việc quản lý khách hàng, nhưng với lượng dữ liệu lớn, các file tính toán bắt đầu trở nên nặng nề và chậm chạp. Việc sales bất động sản thủ công nhập liệu sai một con số hay lỡ tay xóa nhầm dòng có thể phá hỏng cả tệp dữ liệu quý giá mà không hay biết.
Chia sẻ file Excel cho đồng đội thường gây ra tình trạng xung đột phiên bản dữ liệu nghiêm trọng. Bạn sửa thông tin ở máy mình, người khác sửa ở máy họ, cuối cùng không ai biết đâu là thông tin chính xác nhất để liên hệ lại với khách.
Nhắn tin qua zalo – dễ bỏ sót yêu cầu của khách
“Zalo là công cụ giao tiếp tuyệt vời, nhưng nó chưa bao giờ được thiết kế để gánh vác vai trò của một hệ thống CRM (Quản lý khách hàng). Việc trộn lẫn công việc vào nền tảng chat cá nhân khiến thông tin khách hàng bị phân tán và thiếu tổ chức. Các yêu cầu mua bán cụ thể rất dễ bị trôi tuột khỏi tầm mắt giữa dòng chảy liên tục của các cuộc hội thoại phiếm thường ngày.
Sự bất tiện thể hiện rõ nhất ở khâu truy xuất thông tin: môi giới tốn quá nhiều thời gian chết chỉ để lội ngược dòng tin nhắn tìm lại các chi tiết cũ. Khi không có sự hỗ trợ của một công cụ quản lý chuyên biệt, bộ não của bạn sẽ bị quá tải, dẫn đến việc quên lịch chăm sóc, nhầm lẫn thông tin sản phẩm và đánh mất sự chuyên nghiệp cần thiết trong mắt khách hàng.”
Tốn quá nhiều thời gian cho thao tác nhập liệu
Thay vì dành thời gian quý báu đi gặp gỡ hay tư vấn trực tiếp, môi giới lại phải cặm cụi gõ lại thông tin từ sổ vào máy tính hoặc copy từ Zalo sang Excel. Việc quản lý khách hàng theo quy trình thủ công, lặp lại nhàm chán mỗi ngày tạo ra sự mệt mỏi và giết chết sự sáng tạo trong công việc.
Sự chậm trễ trong khâu xử lý và tìm kiếm thông tin khiến bạn phản hồi khách hàng chậm hơn đối thủ rất nhiều. Trong ngành bất động sản khốc liệt hiện nay, tốc độ phản hồi chính là yếu tố then chốt quyết định thắng thua trong mỗi giao dịch.
Đã đến lúc môi giới cần loại bỏ tư duy sales bất động sản thủ công để hướng tới sự chuyên nghiệp hóa quy trình. Việc áp dụng công nghệ vào quản lý khách hàng bất động sản giúp tối ưu hóa thời gian và gia tăng đáng kể tỷ lệ chốt giao dịch thành công. Đừng để những công cụ thô sơ như sổ tay hay Excel kìm hãm sự phát triển sự nghiệp, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ quản lý khách hàng hiện đại ngay hôm nay.