Khi quy mô đội ngũ kinh doanh mở rộng, các nhà quản lý thường kỳ vọng doanh thu sẽ tăng trưởng tỷ lệ thuận. Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh nhiều rắc rối trong khâu vận hành và kiểm soát thông tin khách hàng. Một trong những nguyên nhân cốt lõi kìm hãm đà phát triển chính là tình trạng phân mảnh dữ liệu diễn ra âm thầm mỗi ngày.
Thông tin khách hàng bị lưu trữ rải rác ở sổ tay cá nhân, file Excel riêng lẻ hay tin nhắn Zalo của từng nhân viên sale. Phân mảnh dữ liệu khiến người quản lý không thể nắm bắt bức tranh toàn cảnh về hiệu quả kinh doanh. Mời bạn cùng phân tích sâu hơn về những hệ lụy và giải pháp cho vấn đề nhức nhối dưới đây.
Rủi ro mất trắng tài sản khi nhân sự nghỉ việc
Mỗi nhân viên kinh doanh thường có thói quen lưu trữ thông tin khách hàng theo cách riêng của họ. Khi nhân sự rời đi, những dữ liệu quý giá ấy cũng “bốc hơi” theo vì doanh nghiệp không sở hữu cơ chế lưu trữ tập trung. Tình trạng phân mảnh dữ liệu lúc này trở thành mối nguy hại trực tiếp đến tài sản công ty.
Người quản lý sẽ rất khó khăn để yêu cầu nhân viên bàn giao lại toàn bộ lịch sử giao dịch hay danh sách khách hàng tiềm năng. Phân mảnh dữ liệu tạo ra những lỗ hổng lớn trong quy trình chuyển giao công việc. Khách hàng cũ không được chăm sóc kịp thời sẽ dễ dàng tìm đến đối thủ cạnh tranh.
Khó khăn trong tổng hợp báo cáo và ra quyết định – độ trễ thông tin
Để có một báo cáo kinh doanh hoàn chỉnh, người quản lý phải chờ đợi từng nhân viên gửi file tổng hợp thủ công. Quá trình gom nhặt thông tin từ nhiều nguồn rời rạc làm mất rất nhiều thời gian quý báu. Phân mảnh dữ liệu chính là rào cản lớn nhất khiến tốc độ ra quyết định của ban lãnh đạo bị chậm lại.
Số liệu khi được tổng hợp thủ công thường tiềm ẩn nhiều sai sót và thiếu tính cập nhật theo thời gian thực. Phân mảnh dữ liệu làm giảm độ chính xác của các dự báo kinh doanh trong tương lai. Doanh nghiệp khó lòng xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả khi nền tảng dữ liệu đầu vào thiếu sự nhất quán.
Xung đột nội bộ do trùng lặp thông tin khách hàng
Khi không có hệ thống quản lý tập trung, trường hợp hai nhân viên cùng chăm sóc một khách hàng xảy ra rất thường xuyên. Phân mảnh dữ liệu khiến các bộ phận không biết đồng nghiệp của mình đang làm gì và tiếp cận ai. Điều trên dẫn đến sự lãng phí nguồn lực và gây khó chịu cho khách hàng khi bị làm phiền nhiều lần.
Môi trường làm việc dễ trở nên căng thẳng khi xảy ra tranh chấp về doanh số hay quyền sở hữu khách hàng. Phân mảnh dữ liệu vô tình tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh trong nội bộ đội ngũ sales. Hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng trong mắt đối tác.
Giải pháp CRM giúp xóa bỏ tình trạng dữ liệu rời rạc
Ứng dụng phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là chìa khóa để giải quyết triệt để bài toán phân mảnh dữ liệu. Mọi thông tin từ thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch đến ghi chú chăm sóc đều được đưa về một “kho chứa” duy nhất. Bất kỳ ai được phân quyền đều có thể truy cập và nắm bắt tình hình ngay lập tức.
Hệ thống CRM đảm bảo tài sản dữ liệu luôn thuộc về doanh nghiệp chứ không phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào. Phân mảnh dữ liệu sẽ không còn là nỗi ám ảnh mỗi khi có biến động về nhân sự. Quá trình bàn giao công việc diễn ra trơn tru chỉ bằng vài thao tác chuyển quyền quản lý trên phần mềm.
Tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhờ dòng chảy thông tin xuyên suốt
Khi loại bỏ được phân mảnh dữ liệu, nhân viên sales tiết kiệm được đáng kể thời gian làm báo cáo thủ công. Họ có thể tập trung toàn bộ năng lượng vào hoạt động tư vấn và chốt đơn để gia tăng doanh số. Dòng chảy thông tin liền mạch giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng hơn trong việc chăm sóc khách hàng.
Nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của từng cá nhân thông qua các biểu đồ trực quan trên CRM. Phân mảnh dữ liệu được khắc phục giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về hành vi khách hàng. Từ đó, các chiến dịch marketing và bán hàng sẽ được triển khai đúng hướng và mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.
Doanh nghiệp muốn đi đường dài bắt buộc phải coi dữ liệu là tài sản cốt lõi cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Khắc phục phân mảnh dữ liệu bằng công nghệ CRM không giúp bộ máy vận hành trơn tru hơn và tạo đà cho sự bứt phá doanh thu bền vững. Đừng để sự lỏng lẻo trong quản lý thông tin trở thành hòn đá tảng ngáng đường phát triển của tổ chức.